Une nouvelle fonctionnalité de Microsoft CRM 2011 est la possibilité d’utiliser SharePoint 2011 pour l’intégration des documents CRM.

Cette fonctionnalité était longuement attendue et pouvait être implémentée dans la version précédente de Microsoft CRM (4.0) en utilisant du code (voir ici et là).

Au jour d’aujourd’hui, il est plus qu’important d’avoir une visibilité sur les informations des comptes et contacts, non seulement au niveau des informations générales (nom, adresse, préférences, etc.) mais aussi au niveau des documents échangés.

Ainsi, Microsoft a finalement mis le paquet au niveau de l’intégration entre SharePoint et CRM : il est désormais possible de faire un projet SharePoint chez un client et de venir ajouter une option CRM et inversément; l’offre client change !

Dans ce post, je vais tenter d’expliquer comment fonctionne le connecteur SharePoint avec Microsoft CRM 2011 en expliquant comment l’installer et surtout comment l’utiliser.

Pré-requis

• Windows Server 2008 64-bits
• SharePoint 2010 (Foundation ou autre)
• Microsoft CRM 2011

Installation

1. Télécharger le connecteur sur le site de Microsoft ici (CRM2011-SharePointList-ENU-amd64.exe)
2. Une fois téléchargé, extraire les fichiers à l’endroit que vous voulez sur votre serveur après avoir accepté les conditions d’utilisation:
3. Dès que les fichiers sont extraits, il est nécessaire de vérifier au niveau de SharePoint qu’il existe au moins une application Web pouvant être partagée avec CRM; pour cela, il est nécessaire de passer par la console d’administration centrale de SharePoint 2010
4. Cliquer sur ‘Gérer les applications Web’ et cliquer sur le bouton ‘Nouveau’ dans la barre de menu afin de créer un nouveau site SharePoint
5. Voici les différentes étapes à suivre pour la création d’un nouveau site SharePoint 2010
   • Etant donné que nous sommes sur la même VM pour SharePoint 2010 et CRM 2011, nous allons configurer l’authentification en mode classique; de plus, il faut choisir un nom d’hôte afin que le port 80 puisse être réutilisée (ici j’ai choisi intranet.MONDOMAINE) :
   • Le fournisseur d’authentification le plus simple à utiliser est le NTLM aussi j’ai choisi cette option et j’ai désactivé les connexions anonymes pour plus de sécurité :
   • Un nouveau site SharePoint peut fonctionner sur un pool d’application existant mais il est toujours recommandé d’en créer un nouveau; pour ce faire, il faut prélablement vérifier qu’un compte de service existe dans l’Active Directory (utilisateur “classique”), en l’occurrence ici il s’agit du compte sp_user :
   • Une fois le compte de service créé, il suffit de le sélectionner dans la liste des comptes de sécurité à associer au pool d’applications :
   • Si le compte AD n’est pas présent dans la liste déroulante, il suffit de cliquer sur le lien “Enregistrer le nouveau compte géré” et remplir les paramètres suivants :
   • Pour notre VM de test, nous n’allons pas créer de serveur de basculement ni utiliser de search server donc il suffit de laisser ces paramètres vide :
   • La dernière étape du wizard est l’activation au programme d’amélioration Microsoft, auquel je n’ai pas souscrit :
   • Un clic sur le bouton OK et le wizard déploie la nouvelle application (cela prend quelques minutes) :
   • Une fois l’application déployée, vous recevez un chouette message tel que celui-ci !

6. Maintenant que nous avons une nouvelle application SharePoint, il est nécessaire de vérifier qu’elle fonctionne et surtout de finir le paramétrage afin de pouvoir l’intégrer avec CRM 2011 :
   • Dans la liste, cliquer sur la nouvelle application précédemment créée
   • Ensuite, cliquer sur le bouton “Paramètres généraux” et le sous-menu “Paramètres généraux” dans la barre de menu
   • Il faut assouplir la gestion des fichiers par les navigateurs en choisissant l’option “Permissif”, puis cliquer sur OK
7. Une fois le paramétrage effectué, il faut créer un nouveau site dans l’application afin de pouvoir partager des informations
   • A l’écran d’accueil de l’administration centrale de SharePoint, sélectionner l’option “Créer des collections de sites”
   • Choisir la nouvelle application, lui donner un titre et créer un nouveau site à partir du modèle “Espace de travail du document”
   • Ensuite, il est nécessaire de choisir le(s) administrateur(s) de la collection de sites (le secondaire n’est pas obligatoire)
8. Une fois le nouveau site créé, il suffit de le tester en se rendant à l’adresse précédemment créé (dans mon cas : intranet.crm.furnemont.eu)
9. Si vous ne parvenez pas à atteindre votre site Web, c’est à cause du “Loopback Check” de Windows 2008 : pour le désactiver, suivre la procédure décrite ici puis il faut redémarrer le serveur
10. Après redémarrage, voici la page d’acceuil de votre nouveau site :
11. Une fois votre site créé, il est nécessaire d’installer le connecteur CRM 2011 en vous rendant dans les “Actions du site” et après avoir cliqué sur le sous-menu “Paramètre du site”
12. Sous les paramètres du site, il faut choisir le déploiement d’une nouvelle solution sous l’option “Galeries”

• Cliquer sur le bouton “Télécharger la solution” dans la barre de menu
• La galerie de solutions vous propose de sélectionner un fichier à télécharger : il suffit de pointer vers le fichier crmlistcomponent.wsp (voir point n°2)

• Depuis l’écran d’accueil de l’administration centrale de SharePoint, cliquer sur le bouton “Gérer les services sur le serveur”
• Démarrer le service “Service de code en mode bac à sable Microsoft SharePoint Foundation”
• Re-télécharger le composant CRM et, hop, le bouton “Activer” apparaît !

Et voilà, le composant CRM pour SharePoint 2010 est finalement installé !

Utilisation

Maintenant que le connecteur CRM pour SharePoint est installé, il est temps de l’utiliser !

Pour ce faire, il suffit de se connecter au CRM et de le paramétrer en suivant les étapes :

1. Se rendre dans les paramètres et choisir le sous-menu “Document Management” pour choisir l’option “Document Management Settings”
2. Sélectionner les entités pour lesquelles il faut activer la fonctionnalité de gestion des documents (dans notre cas, nous allons utiliser uniquement les contacts et les ‘assets’); il est également nécessaire de saisir l’adresse du site SharePoint qui sera utilisé pour la gestion des documents :
3. A l’étape suivante, choisir la structure des dossiers (dans mon cas, je choisis une structure basée sur les contacts afin d’organiser au mieux les documents) :
4. La création de la structure des documents peut prendre un certain temps en fonction du nombre d’entité sélectionnée :
5. Succès ! Cliquer sur “Finish” pour quitter le wizard
6. Pour tester la fonctionnalité de gestion des documents, il suffit dès lors d’ajouter un document quelconque (PDF, XLS, DOC, etc.) à un contact

• Cliquer sur le menu “Documents” et cliquer sur le bouton “Add Location” dans la barre de menu pour créer un nouveau répertoire dans SharePoint :
• Donner un nom à la location et choisir l’option de création d’une nouvelle location sur SharePoint :
• Un nouveau répertoire sera créé sur le SharePoint :
• Vous pouvez désormais ajouter, supprimer et même éditer des documents directement depuis Microsoft CRM !